Přípravy na turnaj začaly zhruba v září 2011. To jsem písemně požádal p. Řihu ze Středočeského šachového svazu, aby mi doporučil vhodný termín. Přesně řečeno – aby se turnaj pokud možno neshodoval s žádným termínem jiného turnaje v našem regionu. Už tehdy padlo datum 28.1.2012. Vyloučit bylo nutné i kolizi termínu s hasičským plesem, který se koná také tradičně v této době i na stejném místě (uskutečnil se 21.1.2012). O konání šachového turnaje byli informováni i provozovatelé restaurace „Na Střelnici“. Souběžně bylo dáno na vědomí i radě města Kouřim a informačnímu středisku v Kouřimi. Zde bylo zajištěno, že se akce objevila v plánovaných akcích na rok 2012 – v kalendářích, propagačních letácích, regionálních denících, apod.
Další vývoj pokračoval negativně - výpovědí provozovatelům restaurace „Na Střelnici“. To se stalo někdy na konci listopadu. Se samotnými propozicemi na turnaj jsem proto v prosinci nijak nepokročil – bez prostor restaurace a jejím využití pro potřeby turnaje jsem si nedokázal turnaj vůbec představit. Na začátku ledna ale bylo již nutné něco podniknout.
Byly proto vydány propozice turnaje, kde bylo uvedeno, že bude restaurace nefunkční a byly zde doporučeny ostatní vhodné podniky pro občerstvení na náměstí v Kouřimi a okolí. Z tohoto důvodu byl vyčleněna max. 1hodina na oběd. Propozice byly předány Honzovi Fialovi, který je drobně upravil a dále poslal na šachové kluby v našem regionu, ale i mimo něj – jak jsem ho o to žádal. Současně jsem zaslal upravené propozice paní ředitelce Haně Borové do ZŠ Kouřim, s prosbou, aby je zaslala do všech škol v okrese Kolín, ale také do sousedních okresů (Praha – východ, Nymburk, Kutná Hora a Benešov).
Jako záloha při případné větší účasti, bylo dohodnuto s paní starostkou Kouřimi Zuzanou Chmelovou, že se část účastníků přesune do městského sálu přímo na radnici (např. dorost). Tento sál je asi velikostí dvoutřetinový ve srovnání s tím na Střelnici.
Poté začaly chodit první přihlášky. Zpočátku sporadicky – pak se to však rozjelo. Při uzávěrce 26.1.2012 bylo přihlášeno 105 dětí. Mezitím proběhl i hasičský ples, při kterém figuroval již nový provozovatel restaurace "Na Střelnici" Miloslav Veselý. Okamžitě, ještě na plese, kterého jsem se také zúčastnil, jsem se s ním dohodl na otevření restaurace i po dobu šachového turnaje!
Samotnou přípravu na turnaj, jsem začal převzetím klíčů od kina a sálu u restaurace Na Střelnici. Zvláštní příhoda – klíče byly zamčené v místnosti, která najednou nešla otevřít – rozbil se zámek. Otevřít se podařilo po 40 minutách a nakonec i samotný turnaj začal se zpožděním 40 minut! To jsem již věřil, že turnaj proběhne zdárně, ale budou nějaké problémy, které se ale vyřeší. Navíc mi pan Švorba (správce objektů za město Kouřim) sdělil, že v sále městského úřadu (na radnici) došlo k havárii topného systému a tudíž tento nelze použít jako náhradní prostory.
Ve čtvrtek večer jsem připravil stoly a židle, které jsem uspořádal do čtyřech řad a tak už zůstaly i na samotný turnaj. Největší problém byl nakonec s židlemi. Bylo jich málo. Proto jsem posbíral veškeré funkční po celém prostoru kina a přilehlých chodbách, apod. Několik židlí jsem si zapůjčil i ze sousední restaurace.
V pátek pak přípravy pokračovaly výtiskem diplomů na firmě, kde jsem zaměstnán. Tam zase pro změnu docházela barva v tiskárně. Nakonec jsem je ale zdárně vytiskl (barva došla v pondělí). Tentýž den jsem ještě obešel podniky a podnikale, kteří se podíleli na cenách. Ne všichni si ale mohli dovolit kvůli ekonomické krizi náš turnaj podpořit.
Nakonec se ale našlo asi sedm sponzorů, bez jejichž pomoci bychom si nemohli vůbec nějakou tvorbu věcných cen dovolit. Jmenovitě – Trade Fides a.s., Techart s,r.o., Gastroinstant s.r.o., Drogerie Olga Vacková Kouřim, Město Kouřim. Miloslav Veselý a neznámý dárce.
Sobota 28.1.2012. Ještě za tmy jsem rozmístil po městě orientační tabulky – figurky, které měli navést hlavně ty, kteří jsou v našem městě poprvé. Poté jsem navezl všechny potřebné věci do prostoru kina. Zhruba od 6:30 do 7:45 jsme již za pomoci ostatních členů organizačního týmu připravili hrací sál. Instalace ozvučovací aparatury, označení stolů čísly šachovnic, zřízení stanoviště řízení turnaje, zřízení stanoviště zápisu (včetně potvrzení o zaplacení) a výběru startovného.
Po osmé hodině začali přicházet první účastníci turnaje včetně doprovodu (rodiče, trenéři, atd.). Zde vznikl první problém – ten jsme ale operativně vyřešili. Po vzoru hasičského plesu byl vytvořen odkládací prostor pro oděvy a tašky v prostoru kina (na sedačkách).
Při prezentaci vznikl další problém – někteří přihlášení nepřijeli, někteří se přihlásili 26.1. v pozdních večerních hodinách (ty jsem neměl uvedené v seznamu, který měla k dispozici pořadatelka provádějící výběr startovného) nebo pouze Honzovi Fialovi a někteří (asi dva chlapci) – zapomněli zaplatit startovné, ač byli včas přítomni. Řešení těchto nesnází nám zabralo asi 35 mínut a zde se jsme právě nabrali zpoždění proti původnímu časovému plánu.
Turnaj prakticky zahájila naše paní starostka. Poděkovala všem zůčastněným za účast, přivítala je v Kouřimi a popřála hodně úspěchů ve hře. Všichni zúčastnění jí poděkovali bouřlivým potleskem.
Se zpožděním asi 40 minut se začalo hrát. V sále nastalo ticho – slyšet bylo pouze cvakání hodin. Mladší a starší žáci hráli tempem 2x20minut, dorost pak tempem 2x30minut na partii. Náš plán dohnat zpoždění se však nezdařil. Na padesáti šachovnicích se odehrávaly šachové bitvy, které většinou skončily dříve jak za 40minut. Někteří však vybojovali vyrovnané partie a ty se samozřejmě protáhly – hrálo se o čas. Z toho vyplývá, že při takové účasti nelze počítat s tím, že se nějaký čas ušetří. Čekalo se vždy, až dohrají všichni – a až pak se vyhlásilo další kolo. Výsledky svých partií si psali hráči sami do připravených formulářů na stanovišti hlavního rozhodčího – tento způsob se až na pár vyjímek docela osvědčil.
Případné připomínky či spory při partiích operativně řešili rozhodčí Zdeněk Chybný a Honza Fiala. Nedošlo k žádnému neřešitelnému problému – nebyl podán žádný protest.
A tak to probíhalo celý turnaj. V některých chvílích jsme měli pocit, že některé děti soutěží i v disciplínách jako honěná, hra na schovávanou nebo zápas řeckořímský. Zde jsme ale žádné diplomy neudělovali. A tak, když začalo další kolo – byli všichni na svých místech.
Ačkoliv bylo několikrát hlášeno, že kvůli zpoždění se vynechává přestávka na oběd, byly časté dotazy – kdy ta přestávka vůbec bude. Nakonec ale určitá pauza mezi 4. a 5.kolem nakonec vznikla. Provozovatelům restaurace jsem ještě před turnajem doporučil, jaká by měla být skladba obědů – svíčková, smažený sýr, řízky a hlavně hranolky s tatarkou. Mám za to, že obsluha restaurace nám vyšla vstříc s našimi požadavky a zhostila se tohoto úkolu velice zodpovědně. Vyskytly se bohužel i určité problémy s kvalitou obědů (špatná úprava) – bylo to však způsobeno velkododavatelem polotovarů, nikoliv obsluhou restaurace.
Turnaj začínal finišovat a blížit se do konce. V průběhu 5. a 6.kola jsem pouze třídil a předepisoval diplomy. Ostatní pořadatelé připravovali ceny.
Po skončení turnaje bylo nutné co nejrychleji diplomy dopsat (označit číslo umístění) a roztřídit. V této fázi mi velice pomohl rozhodčí Zdeněk Chybný, Honza Fiala a účastník turnaje Daniel Bossanyi. Bylo možné přejít k předávání cen.
Při takovém počtu hráčů to nebylo vůbec jednoduché. Děti se v očekávání předání cen nahrnuli před podium a znemožnili některým, kteří byli vzadu rychlé předání cen. Nakonec předání cen proběhlo v pohodě, i když se možná poněkud protáhlo. Škoda, že mnozí odešli dříve a nevyčkali do úplného konce, Některé ceny (pohár pro nejmladšího účastníka turnaje) se vůbec nepředal a musí být dodatečně doručen (zajistí Honza Fiala).
Můj celkový dojem z turnaje je pozitivní. Chce to se poučit z chyb a napříště se jich vyvarovat. I když všechno nelze pořadateli ovlivnit.
Závěrem:
Co se povedlo 1) vynikající účast
2) krásné ceny
3) zajištěný bufet
4) nebylo nám zima (venku bylo -4°)
5) zajištění hrací místnosti
6) propagace turnaje
Co se úplně nepovedlo 1) předávání cen
(máme co zlepšovat) 2) zpoždění na začátku turnaje
3) nízká účast domácích (ZŠ Kouřim) – pouze 2 hráči, ale i blízkého okolí – Zásmuky, Kostelec n. Č.Lesy, Plaňany, Pečky
Z čeho máme radost 1) že se nikomu nic nestalo
2) že se nikomu nic neztratilo
Co nás překvapilo 1) že jsme to dokázali zorganizovat
2) že tolik lidí miluje šachy
ředitel turnaje Julius Bug